Zagotovo vam ne bo nikoli prišel na misel, da pove šef, "Hej, kolega! Kako ste? "Razen tistih redkih primerih, ko dobite na obrazu in glavi, in prijatelj, je neprimerno. Hkrati je v času uradnih dopisov, si dovolimo še bolj ambiciozne Bloopers. Ampak, veste, da je bonton poslovno pismo je treba poiskati trdne in imajo dober ugled. Mi odtrgajte pred tabo vse tančice, ki skrivajo resnico, in pojasnjujejo, kako pravilno komunicirati s poslovnimi partnerji.
Zaradi specifičnosti poslovnega razmerja
Če želite razumeti, kako pisati pisma za delo, morate vedeti, kaj je poslovno komuniciranje se razlikuje od običajnega. Kot vsak drugi, gre za izmenjavo informacij, interakcijo in dojemanje drug drugega. Toda glavna značilnost poslovnega komuniciranja je, da skoraj ni osebna komponenta. Na primer, na delovnem mestu ali v kateri koli javni organizaciji, smo praktično pokazala nobenih značilnih lastnosti našega značaja, ne hecam se, ne kriči, ne plešem, itd ... Ravno nasprotno, si nadenemo masko miren, vljuden in poslovno osebo, ki ne proshibesh.
V poslovnem komuniciranju ni kraj za čustva. Nobeden od vaših partnerjev, sodelavcev ali strank, ki niso zadovoljni, če ste nenadoma začnejo jokati ali skakali od veselja. Ne, seveda nisi robot, ampak nekaj blizu nje. Vsaj, boste morali izogniti svetle in globoka čustva.
Druga značilnost poslovnega komuniciranja - je nemogoče ustaviti, ko jo želite. To pomeni, da v vsakdanjem življenju, to se zgodi tudi, na primer, ko govorimo v-zakon ali staršev. Toda v strokovni sferi je povsem nemogoče, da zapusti, če stranka ali poslovni partner si o nečem vprašati. Prezreti tudi njegove črke, sporočila in klici - obstaja tveganje, da bodo izgubili zaposlitev po tem. To je razlog, zakaj so različne zahteve za prosta delovna mesta tako priljubljen resornih o stresu strpnosti, in dela kot ekipa, saj se v poslovnem okolju, boste morali soočiti in se ukvarjajo z vsemi vrstami ljudi.
V poslovnem komuniciranju je vedno cilj. Če je kuhinja s prijatelji, ki jih boste samo govoriti (čeprav je tudi to, stojalo za njihove potrebe), potem ste prišli na delo z nekaterimi ljudmi z dokaj preprost koncept. To je lahko razprava o projektu, načrtovanje dela organizacije za naslednjih šest mesecev, ali karkoli drugega. Zato je ta funkcija predstavlja značaj poslovnega komuniciranja: trajna, "suho", hitro, jasno in brez odmik. Vsaj to je, kako stvari delujejo v večini primerov.
Splošno bonton poslovno pismo
Seveda, pisni jezik je zelo drugačen od besedni: tam ne moreš intonacijo poudarki. In pravila bontona v tem primeru veliko več - vsaj tako se zdi, v trenutku, ko ste se odločili napisati poslovno pismo.
Prav tako moramo omeniti papir. Če že govorimo o pismu, si takoj predstavljate snežno belo ovojnico, namočeno v poštni nabiralnik, zdaj pa so se razmere spremenile. Redna mail so manj in manj, medtem ko je e-pridobila svoj zagon. Ne smemo pozabiti, da mora biti papir za pisma popolnoma čista in uničena - gre za vprašanje ugleda. Zaželeno je, da imajo glave pisma z logotipom in telefonsko številko za poslovne korespondence. Vse strani, razen naslova, mora biti oštevilčena.
Vendar pa je navadna pošta vedno ne uporabljajo za pošiljanje e-pošte in pošiljanje pogodb in drugih poslovnih dokumentov. Komunikacija je na milost in nemilost e-pošte. Mimogrede, ko boste morali hitro rešiti vsa vprašanja, in ustrezno zdravljenje in pozdrav vsako ponavljajoče se sporočilo lahko izpustite. Ampak prva črka je treba nekako začeti z zasnovo, kot je ta: "Dober dan, gospod Smith ...".
V pisni obliki (predvsem poslovnih) poseben pomen pismenosti. Ko ste pravkar govoril z nekom, ki ste jo pravkar izogibati Namerno govorne napake in hrapavost, dajanje pravico naglasom. V pismu je tudi lahko postanejo očitne vrzeli v vse svoje znanje ruskega jezika. Torej, če se ne počutite samozavestni v svojem pismenosti, pred pošiljanjem pisma bolje še enkrat preverite slovničnih napak. Ne pozabite napisati začetek stavka z veliko začetnico in točkasti, ker brez tega, da je zelo težko razumeti pomen sporočila. Uporabite piko za opustitve in strukturiranju besedila.
Govorimo o stilu komuniciranja, ne smemo pozabiti, da mora biti vaše pismo na prvem mestu "berljivo". To je priporočljivo, da bi se izognili kompleksnih struktur na več ravneh in nepotrebnih besed (razen če si - je odvetnik, ali je potrebna za korespondenco). Prinesite življenjske primere, razredčite besedilnih diagrame in grafikone - to naredi informacije bolj vidne in razumljive. Jezik poslovne korespondence, v nasprotju z običajno, pogosto polna žargonu in klišejev - to je pravilo bonton.
Nianse poslovne korespondence
Prej smo govorili o splošni poslovne korespondence bonton. Vendar pa obstaja več odtenki, opisu, ki ni nekaj, kar je vredno posebnem članku, vendar je celotna knjiga. Izbrali smo za vas najbolj priljubljenih in pomembne značilnosti poslovnega pisma. Najdete jih.
Struktura poslovnega pisma
Tako kot katera koli druga, poslovno pismo ima jasno strukturo. Ampak to je normalno, če je lahko precej različna od primera do primera in je odvisno od vaših želja, v obvestilu storitev je precej stroga pravila pisanja. Hkrati ne obstaja enoten standard, s katerim je izdala večino črk - ponavadi vsaka družba ima svoja pravila. Kljub temu, ponujamo najbolj splošen okvir e-registracijo poslovnega pisma, ki bo pomembno v devetdeset odstotkih primerov.
"Hat" črka ustreza podjetniškem slogu
Ne pozabite, malo višje, smo se pogovarjali o tem, da je treba za vsako podjetje, ki ima svoje trdne oblike znamka papirja? Enako velja za e-pošto. Če še vedno ne obstajajo, so organi, kažejo, da to pobudo. Seveda, bo podpora oddelek tehnična vas preklinjajo, ampak pismo vaši organizaciji videti bolj ugleden.
Pozdrav
Poslovni sporočilo ni nujno pozdrav kot take (besedo "zdravo" in "dobra popoldne) - namesto, je takoj priporočljivo obrniti na prejemnika, z imenom in rodbinsko ime. Vendar, če korespondenca medosebnih odnosov, vendar nosi formalnega značaja, da bi bilo primerno poprivestvovat svojega sogovornika v prvem pismu.
Glavna vsebina pisma
Ta podatek ima najvišjo obremenitev: v njem boste razkriti namen njihovega zdravljenja. Obstaja lahko več vidikov, in sicer mora vsaka predstavitev začne z enim odstavku. Izolacija je potrebno zaradi dejstva, da se na vsakem vprašanju, praviloma sprejemajo neodvisne odločitve. Primeri vključujejo naslednje fraze: "prosim", "obvestiti", "ponudba premislek", itd ... Ne pozabite, da ima na vidiku tudi svojo strukturo. Boste morali dokazati ustreznost zahtevo, da se razkrije njena vsebina opisati pričakovani izid v primeru zadovoljivega odgovora in oblikovati nekatera jamstva za destinacijo.
Slovo
Za razliko od običajnih pogovorni govor, v poslovnih pismih ne uporablja neposredno verbalno formulo. Cilj zadnjega dela stavka je izraz spoštovanja in poklon vljudnosti. Na primer, "spoštovanjem", "najboljše želje", "spoštovanja", "vnaprej zahvaljujem za odgovor," itd ...
Lastnoročni podpis
Vsebovati mora vaše ime, priimek in rodbinsko ime, položaj (po možnosti z imenom oddelka), kot tudi kontaktne številke. Brez tega, je pogosto zelo težko ostati v stiku z osebo. Mimogrede, tam je zdaj možnost elektronskega podpisa. Gre za poseben datoteka z besedilnim podpis, ki se samodejno pritrjena na koncu vsakega sporočila. Njena uporaba se šteje za dobro obliko, v velikih podjetjih. Poleg tega, lahko deluje kot nevsiljiv oglasov v vaši organizaciji. Če govorimo o velikosti, elektronski podpis, ne sme biti več kot pet ali šest linij in presegati zneska sedemdeset znakov.
Povezava na spletno stran organizacije in logotipa
To so isti elementi CGP-, kot tudi pisma. Tudi, če boste poslali promocijske ponudbe ali ponudbe za sodelovanje, da bodo vaši prejemniki zadovoljen z dejstvom, da jim ni treba iskati prek celotnega interneta pri iskanju informacij o podjetju.
Ne smemo pozabiti, da je to povsem univerzalen struktura lahko variira odvisno od vrste sporočila. Promocijsko stojalo, hvala, jamstvene in spremna pisma, vabila, obvestila, izjave, opomnike, opozorila in zahteve. Ampak skoraj vse izmed njih uporabljajo to strukturo.
Velikost email jasno predpisane bonton norme: kot pravilo, mora biti najmanj dvakrat kot ročno. Če želite poslati veliko informacij v telesu pisma sam bolje postaviti kratko spremno besedilo in ostalo za izdajo kot ločeni priponki. V tistih primerih, ko ima veliko več kot en megabajt, destinacija bolje o tem, da opozori - niso vsa podjetja plačujejo za neomejen dostop do interneta.
Odgovarjanje na sporočilo
Verjetno ste opazili, da ko pritisnete "A" ("Odgovori") pri pošiljanju sporočil na temo pisma odgovora pojavi delcev "Re ...". Pomaga si prejemnika, da razume sporočilo, kaj si rekel. V oknu, ki se odpre in besedilno pred korespondence. Izbrisati ali jo shranite - to je zdaj vprašanje.
Vse je odvisno od tega, kaj raven formalnosti ima korespondenco. Preprosto povedano, če ste klepetali s prijateljem ali neko drugo osebo, s katero je opcija zelo uradni slog, lahko izbrišete presežek, tako črto, ki omogoča, da razumejo, kaj je govorila. Za udobje, lahko tudi razdeli njegovo pismo, v katerem te iste citate in v vsaki od njih dal svoj odgovor. Če bi korespondenca je v okviru formalnosti, ki jih vodijo njene vsebine nedotaknjena.
Govor formule
Kot lahko vidite, poslovna pisma skoraj v celoti zgrajena na vse vrste klišejev ali klišeje - izrazov, ki izkazujejo poseben fenomen. To je zelo koristno imeti pri roki, "Presence banka" teh istih formulah, ki jih je mogoče kombinirati med seboj in pisanje dolgih črke v polavtomatsko načinu. O obveznem pozdravu smo zapisali zgoraj, tako da obrnemo k manj pojavljajo, vendar enako pomembne misli.
Izraz obžalovanja: "Žal vas moramo obvestiti ..." "Na žalost, ne moremo sprejeti ..." "Za moje obžalovanje, se soočamo z ...";
Pohvala: "Hvala vam za ..." "Naj izrazim svoje zadovoljstvo, da vam za ...", "Glede na vaš velik prispevek k ..." "Ko so vodilni strokovnjaki na svojem področju," "Hvala za ...";
Vabilo, poudaril pozitivna čustva: "Mi bi bili veseli, da slišim od tebe ...« »Prosim, sprejmite naše povabilo, in upamo, da boste imeli dovolj časa ..." "Počaščeni smo, da vam ponudimo ...." "Jaz sem vesel, da vas vabimo, ... ";
Končni stavek: "Upamo, da za nadaljnje sodelovanje", "Veselimo se, da vam za nove ideje", "izraža prepričanje, da bo problem rešen v bližnji prihodnosti", "Želimo vam veliko uspeha";
Pogoji odgovor na e-pošto
Torej, ste poslali sporočilo, in odgovor je ne. Logično je, da začnete skrbeti, ali je prejemnik prejel vaše sporočilo. Da bi se izognili temu neprijetno situacijo v prihodnosti, uporabite "potrdilo", zahvaljujoč kateremu boste samodejno poslali potrditev, da je bilo vaše sporočilo ogledov. Bodisi vnesete niz z zahtevo, da to stori v besedilnem sporočilu. Alternativni način preverjanja je tudi preprost poziv k naslovniku z vprašanjem pošiljanja pisem.
Na splošno velja, v skladu s pravili o bontonu poslovnega komuniciranja odgovora ne bi bilo treba odložiti za obdobje, daljše od dveh dni. Če potrebujete več časa, potem morate obvestiti svojega partnerja po pošti. In, seveda, ne pozabite, da se odziva na vse črkami (z izjemo očitno spam) - jamstvo za vaš poslovni ugled.
Vse vrste družbeno normo pomeni sporazum omogoča udeležencem, da sporočijo svojo interakcijo. Vendar pa lahko nepoznavanje teh pravil prinese veliko težav s partnerjem s korespondenco. Zato, natisnite ta članek in ga obesite na monitorju - in zelo kmalu vsi izrazili naše standarde sami pridejo v vašo zavest, ne da bi vam morebitne nevšečnosti.
